飲食店のシフト管理方法｜コツや簡単に作成できるツールを紹介

飲食店を運営していて大変なことの一つがシフト管理です。想像以上に従業員のシフト作成、管理に手こずっている人は少なくありません。

シフト作成や管理にはコツがあるので、実践することで今以上にスムーズに行うことができます。

その上、適切な数の従業員を配置できれば、顧客満足度上昇にも直結するでしょう。本記事ではシフト管理のコツや簡単に作成できるツールをご紹介します。

今よりスムーズにシフト作成、管理を行い、円滑な店舗運営をしましょう。

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飲食店のシフト管理は重要

飲食店におけるシフト作成とは、営業に必要な人員の数や配置、勤務時間、日数といった要素を考慮したうえで、従業員の誰もが無理なく働くためのスケジュールを作成することを指します。

飲食店を運営するにおいて、シフト管理は重要です。従業員の数が顧客満足度に直結するため、お店の混雑具合に合わせて適切な人数を配置することが求められます。

だからといって、従業員が多すぎても人件費がかかりすぎて利益率低下に繋がるため、役割に合わせた人数、人材の配置をする必要があるため、シフト作成、管理することが重要なのです。

• スタッフの数が顧客満足度に直結する
• お店の混雑具合に合わせた人数の配置が必要
• 役割に合わせた人数・人材の配置が必要

【飲食店】シフト表の作り方を分かりやすく解説

従業員の数が多くなればそれだけシフト作成、管理が複雑になります。

以下のようなポイントをおさえてシフトを作成しましょう。

1. 従業員のシフト希望を聞く
2. 従業員の希望をもとにシフトを調整する
3. シフトの交渉やヘルプの依頼を行う
4. 完成させて従業員に共有する
5. 必要に応じてさらに修正や調整をする

①従業員のシフト希望を聞く

まずはシフト希望を提出してもらいます。

毎週決まった曜日、時間で働きたい人もいれば、自分の学業や私生活の都合に合わせて働きたい人もいて、全て希望通りに行うと従業員が少ない日程、時間帯がでることもあります。

よって、シフト希望は決まった期日までに定期的に聞くようにしましょう。

②従業員の希望をもとにシフトを調整する

全従業員のシフト希望をまとめ、できるだけ希望に合うようにシフトを調整しましょう。

③シフトの交渉やヘルプの依頼を行う

希望をもとにシフト調整をして、従業員が多い時間帯、少ない時間帯が判明したら、シフトの交渉やヘルプの依頼を行いましょう。

従業員が足りない時間が数時間であれば、前後のシフトに入っている人に少し長めに働けないかを確認します。

あまりにも人手が少ない日はヘルプ依頼をして人員を確保しましょう。

④完成させて従業員に共有する

完成したシフトは早めに従業員に共有しましょう。

従業員もシフトが確定することでその他の予定も組みやすくなるので、働くモチベーション維持にも繋がります。

⑤必要に応じてさらに修正や調整をする

シフトを共有すると、誤って希望日以外にシフトを入れていたり、他の日や時間帯も働けるといった要望がきたりする場合があります。

必要に応じて修正、調整をしましょう。

【飲食店】９つのシフト作成マニュアル

シフトを作成、管理をすると、思っていた以上に時間がかかり、さまざまな調整が必要だったりすることがわかります。
シフト作成、管理にはコツがあるので、そのコツをおさえてスムーズに行えるようにしましょう。

1. 早めにシフトの希望を聞く
2. ピーク時・閑散時に合わせた人数配置をする
3. 役割に合わせたシフトを作る
4. 能力のバランスを考慮する
5. 従業員の勤務希望条件を満たす
6. 人間関係に配慮する
7. 人手が足りないときはシフトの交渉をする
8. 急な欠勤にも対応できるシフトを作る
9. 労働基準法を守る

以下でそれぞれを詳しく解説します。

①早めにシフトの希望を聞く

シフト希望はできるだけ早めに聞くようにしましょう。

• シフトの提出期限に余裕を持たせるため
• シフトの作成に時間がかかるため

シフトの提出期限に余裕を持たせるため

シフトを提出してもらう場合、いきなり聞いても従業員にも予定があるので困らせてしまいます。

勤務可能日かどうか判断できず、止むを得ず休み希望でシフト提出してしまうこともあります。実際は働くことができるのに人員不足を招く結果になります。

提出されるシフト希望も確実性があるものになるので、シフト期限には余裕を持たせてるようにしましょう。

シフトの作成に時間がかかるため

シフトの作成には思っている以上に時間がかかります。

従業員のシフト希望日を合わせてまとめ、人員が多い箇所、少ない箇所などをピックアップして、シフト交渉や調整をしてと作業量が多いです。

働く数日前までシフトが完成していないと、従業員の労働意欲低下にも繋がるので、できるだけ早めにシフトの希望を聞いて作成するようにしましょう。

②ピーク時・閑散時に合わせた人数配置をする

シフト作成時にはピーク時、閑散時を考慮して人員を配置しましょう。

ピーク時に人手が足りないと顧客満足度低下に繋がり、閑散時に人手が多すぎると人件費の無駄になってしまいます。

③役割に合わせたシフトを作る

その日に働く人数のみでシフトを作成しないようにしましょう。

従業員にも業務の役割があります。

調理、ホール、レジ、皿洗いなどのバランスを考慮してシフトを作らなければ、ある業務では人手が足りない、こちらの業務では人手が余っているという事態になります。

④能力のバランスを考慮する

人数的には足りていても、まだ働き始めの新人ばかりでは店舗が回らなくなります。

ベテランや新人を一緒に配置する、ピーク時、忙しい日はベテランを優先的に配置するなど、業務能力のバランスを考慮する必要があります。

⑤従業員の勤務希望条件を満たす

シフト調整は従業員の労働意欲に直結します。

希望を出しているのにシフトに全然入れてもらえない、毎日のように自分だけシフトが入っている、というような不満がでてこないようにできるだけ提出された希望シフトに合うように作成しましょう。

また、従業員の「週に○日○時間働きたい」などの希望を事前に聞いておくことも重要です。そうすることで、シフトに対しての不満を減らすことができるでしょう。

⑥人間関係に配慮する

従業員数が多い店舗では人間関係に配慮することでパフォーマンスが上がることがあります。

人間関係を知るためにも、日頃から従業員とコミュニケーションを取っておくことが大切です。

また、コミュニケーションを取っておくとシフト調整を行う場合も相談しやすくなります。

⑦人手が足りないときはシフトの交渉をする

人手が足りない場合はできるだけ早めにシフト交渉を行いましょう。

人員が少ない時間が数時間であれば、その前後の時間帯に働いている従業員に少し長めに働けないかを確認します。

また、あまりにも人手が少なく店舗従業員では対応不可能な場合は他店へのヘルプ依頼をして人員を確保しましょう。

できるだけ早くシフト作成をしておくことで、直前になって人手が足りないという事態を防ぐことができます。

⑧急な欠勤にも対応できるシフトを作る

体調不良や交通機関の乱れ等、急な欠勤や遅刻にも考慮できるシフトを作成しましょう。
具体的に、以下のような方法で対策しておきましょう。

• シフト交代のタイミングを１時間ほど重複させ、欠勤や遅刻に対応する余裕を作る
• その日に予定がない従業員をできる範囲で把握しておく

シフト交代のタイミングを１時間ほど重複させ、欠勤や遅刻に対応する余裕を作る

従業員の交代タイミングを1時間ほど重複させることで、急な欠勤や遅刻へ対応できる時間を作るようにします。

人件費はかかりますが、円滑な店舗運営には必要な経費だと割り切りましょう。

その日に予定がない従業員をできる範囲で把握しておく

欠勤が分かった場合、その日に働くことができる他の従業員を探す必要があります。

提出してもらった希望シフトで、勤務可能と出していた従業員がいたら働くことができないか聞いてみるとよいでしょう。

⑨労働基準法を守る

シフト作成、管理時は労働基準法をしっかり守りましょう。

休憩時間が全くない、夜勤時間のシフトなどを考慮して作成することが大切です。

飲食店オーナーにおすすめの２つのシフト管理方法

従業員が多いと複雑になり、変動しやすいシフトを管理するためにおすすめの方法が2つあります。

1. シフト管理システムを利用する
2. テンプレートを利用する

以下でそれぞれを詳しく解説します。

①シフト管理システムを利用する

シフト管理システムを利用すると、以下のようなこともできるようになります。

・シフト表を自動作成できる
・パソコンやスマートフォン上でシフト提出・共有ができる
・勤怠管理ができる

以下でそれぞれを詳しく解説します。

①Fooding Journal

出典：https://foodingjournal.com/feature/labor-cost

スタッフが自分専用のモバイルサイトからシフト希望を提出することが可能です。

シフト作成者が確認することはもちろん、シフト作成時に希望をもとに編集できます。

働きすぎもシフト作成時に自動で警告する機能があるのでシフト作成がしやすいです。

②シフオプ

出典：https://www.shifop.jp

モバイル対応でシフト希望を収集が可能です。

シフトの締切３日前や当日など、あらかじめ設定したタイミングでリマインドメールを自動送信できるのでシフト希望提出漏れを防ぐことができます。

必要人数に対しての過不足や、シフト人件費をリアルタイムに表示することが可能です。

③jinjer 勤怠

出典：https://hcm-jinjer.com/kintai/

法改正にしっかり対応したサービスです。

誰でも使えるシンプルな画面で従業員はスマホからシフト希望を簡単に提出することができます。

シフトと従業員が実際に働いた時間との差異をリアルタイムで確認することもできるので、適切な労働人数や人件費計算も楽々できるようになります。

②テンプレートを利用する

ExcelシートやGoogleカレンダーのテンプレートをダウンロードしてシフト作成、管理ができます。

店舗独自にカスタマイズしやすいので、不必要な項目をなくし、必要な情報のみを記載しやすく、無料なので経費がかかりません。しかし、ミスが発生する場合があるので、システムの利用がおすすめです。

飲食店のシフトは早めに作成しよう

飲食店ではシフトを早めに作成することで人員不足を防ぐことができます。その結果、従業員の労働意欲低下防止に繋がり、顧客満足度を上げることもできるでしょう。

シフト作成、管理のコツをおさえ、円滑な店舗運営をしましょう。

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