予約システム比較3選！Webで予約管理するのにおすすめのサービスを徹底調査！

※この記事には一部PRが含まれます。

集客するうえで必要なのが予約システムです。予約システムを利用することで、Webで予約管理をすることができるため、予約管理が簡単にできるようになり、ほかの業務に集中することができます。

そんな、予約管理システムですが、どのようなシステムを選べば良いかわからないという方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、予約管理システムを紹介していきます。予約管理システムを導入しようとか考えている方はぜひ本記事を参考にしてみてください。

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予約管理システムとは
予約システム導入のメリット
予約システム導入のデメリット
予約管理システムの導入がオススメなユーザー
おすすめはオプション機能が充実したサービス
おすすめの予約管理システム3選！
予約システムの導入は余裕をもって行おう

予約管理システムとは

予約管理システムは、顧客からのご予約を自動で行ってくれるサービスです。

今まで店舗がお客様からのご予約をお受けする際は、電話やFAX・メールなどを用いるのが主流でしたが、インターネットの予約管理システムを導入することで、人が直接確認して返答を行うことなく、予約が完了できるようになりました。

自社サイトのお申し込みフォームを利用する方法もありますが、予約管理システムではそのような予約受付の他、顧客管理なども自動化してくれることがポイントです。

予約システム導入のメリット

予約システムの導入には、数多くのメリットがあり、導入することで売上のアップが期待できます。

本項では予約システム導入のメリットを順番に説明します。

受付や顧客管理を完全自動化できる

様々な媒体からの予約や、顧客管理などが自動化されることにより、今までかけていた時間や労力を大幅に削減することが可能になります。業務の効率化をより一層図ることができるようになりました。

日々業務を行っていて、以下のようなお悩みがあるという方もいるのではないでしょうか。

・予約の内容を、紙やエクセルにいちいちまとめるのが大変

・来店していたお客様の対応に追われて、電話予約をお受けする暇がない

・予約の数が多すぎて顧客管理や売上の計算に追われている

・来店前に事前決済ができるようにしたい

予約管理システムを導入すれば、このような悩みを一挙に解決できます。

予約の際の受付や、顧客の管理をシステムに全て任せるので、以下のようなメリットが発生します。

利益が増える

予約管理システムを導入することで、利益を見込むことができるでしょう。利益が上がる理由は以下の通りです。

予約の取りこぼしがなくなる

先にも挙げたような、他のお客様に対応していて忙しく、予約の電話をとり逃してしまった、といったことがなくなり、本来入るはずだった予約が、他の店舗へ流れることを防ぎます。予約システムの導入により、取りこぼしがゼロになることで、顧客の流出を防げた分は、そのまま利益へ直結します。

予約がより手軽になり新規顧客が増える

従来の電話やメールの方法ですと、新規顧客を得にくいというデメリットがあります。

SEO対策に特化した完全自動の予約システムを導入することで、新規顧客の目にもつきやすくなり、予約フォームにて、どんどん受け入れることが可能になります。

SEOに関連して、ウェブページの上位に乗りやすいといったメリットもあります。

検索結果で予約フォームが一番上に表示されれば、予約の数が急激に上昇するでしょう。

リピーターが増える

自動の予約システムを導入することで、お客様はアカウントを作成し、マイページを作れるようになりますので、アカウントを利用して、次回も予約しようという気持ちが湧きます。

予約方法が、自動受付で簡単になることにより、2回目以降の顧客も得やすい傾向があります。

顧客情報をお客様自身でカスタマイズできるようにすることで、サイトへのアクセス回数も上がり、検索結果上位にあがる可能性も高くなるでしょう。

また、情報をあらかじめ詳細に把握しておくことも可能になりますので、当日客から直接お話を伺う手間や省けるというメリットもあります。

予約を効率よく埋められる

従来のお電話やメールでの予約受付方法ですと、まず受けた予約を予約の時間帯や、お客様のお名前の情報などを把握した上で、スケジュールに空きがないかを目視で確認してから、電話やメールで折り返し返答する必要があります。予約が埋まっている場合は、別の日を再度お伺いしなくてはなりません。

また、時間ごとの予約の埋まっている状況を事前に確認しておくのも大変な手間となり、時間の無駄となります。

自動予約システムを導入することで、客は予約できる時間帯とできない時間帯を1回目の予約前から把握することが可能になります。空いている時間帯へ直接予約を入れてもらえるので、一番効率の良いスケジュールで自動的に顧客の予約が埋まっていきます。

専用アプリからの予約も可能に

予約受付システムを導入すれば、Webフォームに自社で展開しているホームページにわざわざアクセスしなくても、スマホアプリを開くだけで予約を完了することも可能です。

予約管理システムアプリ最大手の STORES 予約では、お客様自身が専用アプリ上から予約や振替、キャンセルなどの操作を行うことができます。

予約を適切な数に制限できる

従来の方法ですと、予約の状況を確認した上で、再度お客様へフィードバックし、予約ごとに確認する必要がありました。しかし、予約システムを導入することで、予約を自動で受け付けるだけでなく、満室になった際の予約制限やカスタム指定での予約数の制限ができるようになります。

二重予約などのトラブルを防げる

人ででの確認ですと、人為的なミスで二重の予約を同時に受けてしまう場合もございます。もし二重予約となってしまった場合は、店舗側のミスでお客様にご迷惑をかけてしまう上、店舗のイメージダウンにも繋がりかねません。また、口コミ評価などのレビューも低下する恐れがあります。

時間やスケジュール管理に余裕がある店舗では大丈夫かもしれませんが、予約がひっきりなしに入ってきていて、スケジュール管理が逼迫しているような店舗ですと、二重予約などのトラブルに巻き込まれる可能性が高くなります。

事前のクレジットカード決済が使える

従来のお電話やメールなどの方法では、お支払い方法は当日、店舗に来てから決済を行う必要がありました。

自社サイトと自動予約管理システムを紐付けし、クレジットカード決済を事前にできるような機能を持たせることで、当日店舗に来店した際の支払いの手間を省くことができるようになります。

決済情報の管理を自動化できる

今までは、顧客から料金をお支払いいただくごとに、手作業で支払い情報を入力する必要がありましたが、予約管理システムの導入で、決済情報の管理も自動化できるようになります。予約やスケジュールの管理簿を自動で行えるだけでなく、決済情報まで自動で記入してくれるのは非常に助かる機能なのではないでしょうか。

フリーなとの全自動会計ソフトとリンクすれば、さらに業務を効率化できるようになります。

各種オプションが利用できる

自動予約システムでは、予約の管理や完全自動化の他、メルマガの配信や、口コミレビュー、評価、クレジットカード決済機能など、様々なオプションプランサービスを用意しているソフトがあります。

本項では導入ソフトで利用できる機能の一例をご紹介していきます。

予約の自動通知機能

こちらの機能は、実際に予約システムのフォームから予約を行った直後に、予約が完了したことをお客様へ、メール配信などでお知らせするシステムです。

こちらのオプション付きのシステムであれば、予約していたものと違うといったトラブルや、予約を忘れて当日お店に現れないといったトラブルまで回避することができます。

メルマガ・DM配信

LINEやテスラ、JINSなど大手企業をはじめ、13万社以上が登録している完全自動予約システム STORES 予約では、特定のユーザーに絞り込んで、キャンペーン情報やお得な情報などを配信することができるメルマガやSNS配信の機能も備えています。

メルマガ配信を定期的に行うことで、店舗を忘れかけていた、あるいは離れかけていた顧客を引き戻すことができます。

口コミレビュー評価

予約管理システム RESERVA には、ユーザーから口コミやレビューなどの評価を受けることができる機能を備えています。

口コミやレビューをユーザーから直接もらえるので、サービスの品質を自社ホームページにて、わかりやすく数値化することができるようになります。また、業務での改善点なども一目で把握できるようになるでしょう。

ChoiceRESERVEのオプション機能では、メニュー前に配信する文章や内容を変更できる機能も用意しています。

予約システム導入のデメリット

ですが、予約管理システムの導入には、いくつかのデメリットもあります。

維持費用がかかる

自動予約システムを計測して利用する際は、月額でサービスを登録する必要があり、月3万円ほどの料金を請求されることがあります。しかし、今後の利益を考慮すると月額料金以上の元を取れることを考えると、導入した方が良いかしない方が良いのかははっきりとわかるでしょう。

また、予約システムの基本的な機能は無料で使えることがほとんどですので、通常のご利用であれば問題はありません。

システムの使い方を覚える必要がある

新たに予約管理システムを導入する際は、ソフトの使い方をスタッフが覚える必要があります。

ですが、近年提供されている予約管理システムのソフトは、スマートフォンなどからでも簡単に利用できるものも多く、ソフトを選ぶことで覚えるのに時間がかかるといったことは無くなるでしょう。

インターネットを利用していないお客様から予約が来ない

お店を利用している顧客層が年配の方が多く、インターネットを利用していないようなお客様がいる場合は、予約管理システムのみでしか受け付けをしてしなくなってしまうと、不評の声が上がったり、別の店舗は流れてしまうことが考えられます。

そのようなことを防ぐためには、以下のような対処法で解決を図った方が良いでしょう。

対処法①：電話での受付も継続する

予約管理システムと合わせて、電話での受付も継続継続することが重要となります。

電話での受付の情報も、スムーズに予約管理システムとリンクできるようにしておく必要があるため、情報の手入力も可能な予約管理システムのソフトを導入すると良いでしょう。

対処法②：予約システムでの予約を促す

来店した際に「お店のサイトから予約ができるようになったから、そこを使ってみてください」とさりげなく提案してみるのも一つの手です。

スムーズに予約システムでへの移行が完了すれば、電話応対による顧客管理の必要もなくなるでしょう。

無断キャンセルの確率は上がる

今までよりも気軽に予約ができるようになり、新規で獲得できる顧客も大幅に増えることが予想されます。

ですが、大幅に増えた分、無断キャンセル等のトラブルが発生する確率も大きく上がります。

対処法：キャンセル待ち機能を活用する

万が一予約にキャンセルが出てしまった場合は、キャンセル待ちで待機していたお客様を自動的に補填することができる機能を備えたソフトもあります。

こちらの機能を導入しておけば、無断キャンセルが出てしまってもキャンセル待ちしていたお客様の予約を新たに受け付けることが可能です。

対処法：デポジット制度を設ける

無断キャンセルを防ぐ方法として、あらかじめデポジット制度を設けておくといった対策もあります。

事前に料金を一定の料金を支払う形となりますので、突然キャンセルが発生する確率もぐんと抑えることができます。

予約管理システムの導入がオススメなユーザー

ここからは、先に解説した導入のメリットとデメリットを踏まえて、予約管理システムの導入がオススメなユーザーを紹介していきます。

予約や顧客管理に時間を割いている

先のメリットにもあげたように、予約管理システムを導入することで、今まで手作業で行っていた作業からは解放され、業務の時間を大幅に短縮できるようになります。そのため、注文の殺到や予約の記帳で顧客管理に時間を割かれて困っているユーザーにオススメです。

複数店舗で統一したシステムを投入したい

予約管理システム、同一の予約管理システムを統一して導入すると、それまでバラバラだった店舗の業務方法も統一されますので、店舗ごとの情報などもスムーズに情報収集ができるようになります。また、店舗同士で連携を行う際も、予約情報や決済情報などを共有しやすくなるため、双方にとってもメリットがあります。

集客力を上げたい

予約管理システムの導入によって、インターネットから、今までよりも気軽に予約することができるようになり、アカウント情報なども作成できるようになりました。リピーター率も増加し、お店のイメージはどんどん上がっていき、最終的にはSEO対策も講じることで、検索結果の上位に表示されるようになります。検索結果1位に表示されれば、インターネットを見てきた人が急増し利益も大幅に上昇します。

予約システムの導入は余裕をもって行おう

無料で手軽に導入できるソフトもありますが、予約が逼迫している多忙な状況下では、スムーズに導入が進まない可能性もあります。

日頃の業務にある程度の余裕があるうちに、今後のことも見越して、早めに予約管理システムの導入を検討しておいた方が良いでしょう。