発注管理とは？発注管理業務の流れやメリットを理解して業務効率化！

発注管理とは

発注管理とは、商品やサービスの提供に必要な物品の発注から仕入れまでを管理することです。発注管理には、在庫状況の確認、発注先の選定、仕入先との取引、納品までのスケジュールなど、様々な業務が含まれています。

発注を間違えて在庫切れや過剰在庫を発生させたり、仕入れまでのスケジュール管理がうまくいかず納期に遅れたりといったことが起こると、事業運営に差し支えが生じてしまいます。事業において高い利益率を実現するために、適切な発注管理をおこなうことは非常に重要なのです。

発注管理の業務の流れ

発注管理の業務は、次のような流れで行われます。

1. 発注フローを整備する
2. 発注方式を決める
3. 購買依頼書を作成する
4. 発注先を選ぶ
5. 発注先と契約を締結する
6. 発注書を作成する
7. 取引状況を管理する

以下、順番に解説していきます。

手順①：発注フローを整備する

発注方法について社内で統一できていないとミスや混乱が生じやすいです。また、発注先によってコミュニケーション手段が異なると、業務負担が増える元になります。

適切な発注管理を行うためにも、まずは全体の発注フローを整備する必要があります。

手順②：発注方式を決める

発注管理には、大きく分けて次の3種類の方式があります。

1. 定期発注方式
2. 定量発注方式
3. 単発発注方式

発注方式①：定期発注方式

事前に発注するタイミングを決めておき、一定の間隔ごとで定期的に発注する方式です。細やかな発注量の調整が必要なものを扱う場合に採用されます。

在庫に合わせて柔軟に発注量を決めることができますが、注文数を謝ると在庫不足や過剰在庫が発生してしまうため、毎回しっかりと確認しなければなりません。

発注方法②：定量発注方式

在庫が一定量を下回った段階で、予め設定した数量の発注を行う方式です。安価であり需要が比較的安定しているものを扱う場合に採用することが多いです。

需要量の変化には対応しにくいため、一気に注文が入ると欠品が発生してしまうリスクがあります。

発注方法③：単発発注方式

発注する必要が生じたときに、スポットで発注を行う方式です。フリーランスや個人事業主などに仕事を発注する際によく採用されます。

都合のよい発注先がなかなか見つからないこともあるので、発注することが決まったら余裕を持って準備することが重要です。

手順③：購買依頼書を作成する

購買依頼書とは、材料や商品の種類と数量、発注目的、納期、納入場所、見積もりの有無など、発注に必要な情報を記載した書類のことです。

在庫管理の担当者は在庫の現状を確認し、必要となる材料や商品の種類と数量を把握したうえで、購買依頼書を作成します。

手順④：発注先を選ぶ

購買依頼書を受け取った発注業務の担当者は、必要に応じて見積もりを行い発注先を選びます。

同じ材料や商品でも、複数の取引先の中から納期・数量・価格などを考慮して、そのときの条件に最も合った仕入先を選定するとよいでしょう。

手順⑤：発注先と契約を締結する

発注先が決まったら、基本契約を交わします。基本契約とは、特定の取引先と継続的に取引がおこなわれる場合に、すべての取引に共通する基本的な事項を定める契約のことです。

同じ発注先と継続的に取引することになると、毎回個別に契約書を作成していてはお互いに手間がかかってしまいます。基本的な共通事項を基本契約書にまとめておき、業務委託など個別の発注が発生する場合に個別契約書を作成することで内容が明確になり、円滑な取引が可能になるのです。

手順⑥：発注書を作成する

次に、契約した取引先に対して正式に発注をおこなうための発注を作成します。

発注書には、発注日・発注品目・単価・数量・納期・納入方法などを明記し、送付する前に記載漏れや間違いがないかどうか確認を行うことが大切です。

手順⑦：取引状況を管理する

発注後は、スケジュールの調整・管理を行います。発注管理の担当者は、発注した商品あるいは業務の納期や進捗状況を把握しておくことが重要です。

発注から納品までの取引をマニュアル化し、必要に応じて発注フローや発注先を見直すとよいでしょう。

発注管理システムを利用するメリット

発注管理システムを利用するメリットとしては、以下の3点があります。

1. 発注業務を効率化できる
2. 発注ミスを減らすことができる
3. 進捗管理を可視化できる

それぞれ見ていきましょう。

メリット①：発注業務を効率化できる

発注管理システムを導入する最大の目的は、発注業務を効率化することです。在庫管理システムと連動することによって担当者が在庫状況を逐一確認する必要がなくなり、在庫の変動に合わせて自動的に発注することができます。

また、会計システムとの連動により、発注先の選定も自動化が可能です。これにより、発注業務にかかるコストを大幅に削減することができるようになります。

メリット②：発注ミスを減らすことができる

上で説明したような発注管理をすべて手動で行うとなると、どうしてもヒューマンエラーが発生してしまうものです。しかしながら、発注でのミスは時に大きな損失にも繋がってしまいます。

発注管理システムを活用することで、こうした人的な要因による発注ミスを防ぎ、企業の損失に繋がるリスクを減らすことができるようになるのです。

メリット③：進捗管理を可視化できる

発注管理システムを導入すると、在庫量から発注状況までを一元化することが可能になり、従来は部門ごとに分かれていた進捗管理を可視化できるようになります。

また、すべての情報をリアルタイムで確認できることにより、担当者間で作業を引き継ぐ際のタイムラグがなくなるため、より正確でスムーズな情報共有が可能になるのです。

発注管理システムを利用するデメリット

発注管理システムには、次のようなデメリットもあります。

1. 運用コストがかかる
2. 取引先の同意が必要である
3. システムの操作に慣れる必要がある

デメリット①：運用コストがかかる

発注管理システムを導入するには、運用コストがかかります。サービスによっては無料プランを設けているものもありますが、インターネット上にあるサーバにアクセスして利用するクラウド型のシステムの場合は月額課金制が一般的であり、毎月固定費が発生します。そのため、発注数によっては割高になってしまうこともあるでしょう。

また、システムを導入する際の初期費用や社内で運用するための人件費も確保しなければなりません。従って、効率化によって削減できる業務量との兼ね合いを考えることが重要です。

デメリット②：取引先の同意が必要である

今までの発注方法から変更するとトラブルが発生する原因になるため、発注管理システムを導入するときは必ず取引先の同意を得なければなりません。

発注先によっては、発注書の形式が指定されていたり、Webでの発注が不可となっていたりする場合があるため、信頼関係を維持するためにも事前にシステムの導入を検討している旨を取引先に伝えることが大切です。

デメリット③：システムの操作に慣れる必要がある

従来の発注管理方法が従業員の間ですでに定着している場合、いきなり発注管理システムを導入すると業務に混乱が生じてしまうかもしれません。

実際に導入する前にマニュアルを作成したり、システムの使用方法を学ぶための研修期間を設けたりするなど、スタッフが操作に慣れるためのしくみを整えることが大切です。

発注管理システムを選ぶ際のポイント

最後に、発注管理システムを選ぶ際のポイントを押さえておきましょう。

1. 必要な機能は備わっているか
2. システムは扱いやすいか
3. 既存システムの連携が可能か
4. サポート体制は整っているか

今回は、以上の4点についてご紹介します。

ポイント①：必要な機能は備わっているか

発注管理システムによって性能は様々であり、また料金プランごとに備わっている機能が異なります。自社の発注業務において使いたい機能を確かめた上で、必要とする機能を備えた発注管理システムを選ぶことが重要です。

また、求める条件に合うシステムがない場合、機能をカスタマイズできるかどうかも確認してみるとよいでしょう。

ポイント②：システムは扱いやすいか

発注管理システムは、なるべくシステムの扱いやすいものを選ぶとよいでしょう。例えば、いくら良い性能を備えていても、操作性が低く管理画面の見にくいシステムであれば担当者が扱いに慣れるまでに時間がかかってしまいます。

また、新システムの利用にあまりにもストレスがかかってしまい「従来のシステムの方が良かった」と思われてしまっては本末転倒です。システムの導入に際しては、誰もが扱えるようなシンプルな設計になっていることも重要であるといえます。

ポイント③：既存システムの連携が可能か

既存のシステムから一新して新たなシステムを導入しなければならないということになれば、情報の移行に膨大なコストがかかってしまいます。

発注管理システムを選ぶ際には、既存システムや自社サイト・ECサイトとの連携が可能かどうかを確認し、なるべく少ない手間で新システムへの移行ができるような仕組みを考えることが大切です。

ポイント④：サポート体制は整っているか

発注管理システムを利用していると、時々予期せぬトラブルが発生することがあります。発注管理システムの導入にあたっては、システム自体の機能とともにシステムの利用をサポートしてくれるサービスの有無も検討しましょう。

長期の利用を考えている場合、セキュリティやシステム運用上のトラブルが起きたときはもちろん、システムを利用するなかで設定の変更やカスタマイズが必要になったときにも適切に対処してくれるような手厚いサポート体制が整っているシステムが安心です。

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まとめ

この記事では、発注管理とは何か、発注管理業務の流れ、発注管理システムを利用するメリットとデメリット、そして発注管理システムを選ぶ際のポイントについてご紹介しました。

発注管理は、商品やサービスの発注から仕入れまでを管理する業務のことです。発注管理システムを利用するメリットとしては、発注業務の効率化、発注ミスの減少、進捗管理の可視化といったものが挙げられます。反対に、運用コストがかかってしまう、取引先の同意やシステム操作への習熟が必要などのデメリットがあることにも注意が必要です。

また、発注管理システムを選ぶ際は、システムの機能性や操作性の他に既存システムとの連携性やサポート体制の充実度にも注目するとよいでしょう。この記事で紹介したことを参考にして、発注業務への理解を深めていただければと思います。